A gestão visual existe a nosso redor os dias todos, pois é aquilo que possibilita identificar certas informações, por exemplo, quão rápido podemos dirigir, quando é seguro atravessar a rua, com quanto combustível contamos, assim como saber quando nosso carro precisa de alguma manutenção.
Assim como os carros, os quais contam com um painel que disponibiliza diferentes informações, como por exemplo, limite de velocidade, rotação do motor, pressão do ar nos pneus, óleo, velocidade média, entre outros; esses tipos de conceitos e significados podem ser utilizados nas organizações para assim oferecer valor e conhecimento de seus processos, as quais são conhecidas como placas de gerenciamento visual.
As placas de gerenciamento visual são exibições simples que fornecem informações, são as principais ferramentas de comunicação num ambiente lean, entre as placas de gerenciamento visual existem, as placas de melhorias continuas, ferramenta de avaliação de equipamento e status de projetos.
DESENVOLVENDO A GESTÃO VISUAL
Manter a simplicidade durante o desenvolvimento de um quadro de gerenciamento visual é essencial para conseguir os resultados esperados de uma comunicação adequada, o ideal é fornecer informações e que sejam:
- Informações consistentes: Todas as placas da organização devem manter um padrão estabelecido, com diferenças mínimas, unicamente conforme os processos explicados.
- Simples de entender: O sistema deve ser entendido pelos operadores de primeira linha até os gerentes, pois são informações usadas pela organização inteira.
- Visível a distância: O sistema deve permitir ser enxergado com pelo menos um metro de distância, fornece prevenção e um olhar rápido do processo, linha ou ações a prosseguir, a utilização das cores e ideal nesse caso, como por exemplo, o verde usado para aprovação e o vermelho usado como falha.
MÉTRICAS UTILIZADAS NUM QUADRO DE GESTÃO VISUAL
Existem diferentes métricas que podem ser utilizadas para a realização de um quadro de gestão visual, por exemplo, pessoas, no caso de segurança ou absentismo, qualidade dos trabalhos, cronograma de atividades, custo de produtividade ou eficiência.
O QUE DEVEM MOSTRAR OS QUADROS DE GESTÃO VISUAL?
Todas as pessoas que tem acesso as instalações devem conseguir ver diferentes tipos de informações importantes, isso vai depender da indústria e os aspectos essenciais das instalações, porem se apresentam algumas ideias a considerar.
No momento de entrar nas instalações a pessoa precisa identificar rapidamente os valores da empresa e como estamos atuando neles. A maioria das empresas tem como foco as pessoas, qualidade, produtividade, horário e custo, sendo essenciais para a maioria delas, e preciso ver dados e indicações sobre a posição da empresa sobre esses aspectos, indicadores muito usados são as cores verde e vermelho.
APROFUNDANDO A GESTÃO VISUAL
A medida que vamos avançando dentro da empresa, as informações devem ficar ainda mais claras e detalhadas para cada área, aos níveis aplicáveis na área, por exemplo, cronogramas e gráficos que possibilitem entender onde a área está atualmente, referente aos objetivos marcados desde o início. Logo, poderemos observar os dados iniciais que darão passo as sub-atividades a serem executadas.
Vamos observar um nível de informação mais profundo e focado nas placas de gestão visual na medida que fomos avançando ás áreas de nível funcional, a informação geralmente irá falar sobre as atividades planejadas diariamente, semanalmente ou mensalmente para cada função, incluindo aquelas tarefas ou atividades que não foram planejadas com anterioridade.
Essas informações devem ser analisadas durante reuniões com a equipe, para assim assegurar o alinhamento sobre as atividades a serem realizadas, pois haverá informações importantes para a área, como projetos de melhorias ou status de diferentes projetos.
COMO USAR A GESTÃO VISUAL
O aspecto mais importante da gestão visual é saber fazer uso dos quadros, uma utilização eficiente e aquela que permite avaliar as equipes, entender as lacunas no desempenho e conseguir elaborar ações que auxiliem na melhoria continua.
O quadro de gestão visual deve ser o mais detalhado possível para o usuário, os responsáveis pelo processo são os mesmos que devem manter as placas de gerenciamento visual atualizadas, é comum construir uma emoção por trás dos dados, pois o fato de colocar uma cor verde ou vermelha gera uma emoção na equipe e o gestor.
COMO ORGANIZAR A INFORMAÇÃO NA GESTÃO VISUAL
Existem desde sistemas de rastreamento manual até sistemas eletrônicos totalmente integrados, os quais disponibilizam os dados diretamente dos sistemas do negócio, em quanto mais automatizado é o sistema, menos tempo deve ser investido na tarefa de mantê-lo.
Embora pareça que os sistemas automatizados auxiliam num processo mais ágil, existem alguns que não oferecem as informações de forma simples para ser entendidas pelo público alvo, sendo o mais importante para o gerenciamento visual, é necessário dispensar o tempo entendendo as informações sobre os projetos, trabalho e atividades de um funcionário, equipe, área e empresa para assim gerenciar eficientemente o trabalho.
Uma dica para você melhorar seus processos de gestão visual, é a utilização de mapeamento de fluxo de valor (VSM) para entender os detalhes da melhor forma possível, envolver os funcionários nos processos contribui na melhoria continua, a utilização de indicadores de desempenho focados ajuda a medir os resultados obtidos referente aos esperados, utilize também as placas de gestão visual para otimizar a comunicação e organização da empresa.
